Hàm VLOOKUP là một trong những hàm tìm kiếm mạnh mẽ và được sử dụng phổ biến nhất trong phần mềm Microsoft Excel. Dù bạn là sinh viên kinh tế đang làm khóa luận, một nhân viên kế toán đang xử lý hàng ngàn dòng dữ liệu bảng lương, hay một nhà quản lý nhân sự cần đối chiếu mã nhân viên, thì việc thành thạo hàm VLOOKUP là một yêu cầu bắt buộc.
Nhiều bạn sinh viên khi mới bắt đầu ôn luyện khóa học luyện thi MOS Excel cấp tốc thường cảm thấy sợ hãi trước cú pháp có vẻ phức tạp của hàm này. Tuy nhiên, trong bài viết này, Homies MOS sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm VLOOKUP chi tiết, dễ hiểu nhất từ số 0 đến cấp độ chuyên gia, kèm theo bài tập thực hành thực tế.
1. Hàm VLOOKUP trong Excel là gì?
Chữ “V” trong VLOOKUP viết tắt của từ Vertical (Nghĩa là Theo chiều dọc), và “LOOKUP” có nghĩa là Tìm kiếm. Khi ghép lại, hàm VLOOKUP được hiểu là hàm dùng để tìm kiếm một giá trị theo chiều dọc (tìm từ trên xuống dưới trong một cột) và trả về dữ liệu tương ứng ở cùng một hàng dọc đó từ một cột khác mà bạn chỉ định.
2. Cú pháp và các thành phần của hàm VLOOKUP
Để giao việc cho Excel, bạn cần khai báo đúng cấu trúc. Cú pháp chuẩn của hàm VLOOKUP là:
Nhìn thì dài, nhưng chúng ta hãy cùng phân tích 4 tham số này qua lăng kính Bento Grid cực kỳ trực quan dưới đây:
1. lookup_value
Giá trị đem đi tìm kiếm: Đây là dữ liệu làm cơ sở để dò tìm. Ví dụ: Mã nhân viên, Mã sản phẩm, Mã số sinh viên. Giá trị này phải nằm ở CỘT ĐẦU TIÊN của vùng dữ liệu mà bạn sắp quét.
2. table_array
Vùng dữ liệu dò tìm: Đây là bảng chứa toàn bộ dữ liệu. Bạn cần bôi đen vùng này (thường phải dùng phím F4 để cố định vùng dữ liệu dạng $A$1:$D$100, tránh bị lỗi khi kéo công thức).
3. col_index_num
Số thứ tự cột chứa kết quả: Tính từ cột đầu tiên của vùng table_array là cột 1, bạn đếm sang bên phải xem kết quả bạn cần lấy nằm ở cột thứ mấy thì điền số đó vào.
4. [range_lookup]
Kiểu tìm kiếm: Điền 0 (hoặc FALSE) để tìm kiếm chính xác tuyệt đối. Điền 1 (hoặc TRUE) để tìm kiếm tương đối (thường dùng để xếp loại điểm số, tính thuế theo bậc).
3. Hướng dẫn sử dụng hàm VLOOKUP qua 3 Bước Thực Chiến
Đừng chỉ đọc lý thuyết, nếu bạn đang chuẩn bị thi MOS Online tại nhà hay đi làm thực tế, hãy làm theo đúng 3 bước quy trình chuẩn xác sau đây để không bao giờ bị lỗi sai.
Trong bảng lương, bạn có cột A là “Mã nhân viên” trống tên. Bạn muốn điền tên nhân viên tự động từ Bảng danh sách nhân sự sang. Hãy click chuột vào ô Mã nhân viên ở hàng hiện tại (ví dụ ô A2). Vậy công thức sẽ bắt đầu là: =VLOOKUP(A2, ...
Di chuyển sang Bảng danh sách nhân sự, bôi đen từ cột chứa Mã nhân viên đến cột chứa Tên nhân viên (Ví dụ từ D2 đến F50). CHÚ Ý QUAN TRỌNG: Ngay sau khi bôi đen xong, bạn phải bấm phím F4 trên bàn phím. Vùng dữ liệu sẽ biến thành $D$2:$F$50. Đây là thao tác Khóa ô tuyệt đối, bắt buộc phải có nếu bạn muốn kéo công thức xuống cho các hàng dưới mà không bị nhảy sai dòng.
Trong vùng D2:F50, cột D là cột 1 (Mã), cột E là cột 2 (Tên), cột F là cột 3 (Phòng ban). Vì ta cần lấy Tên, nên tham số thứ 3 ta điền số 2. Cuối cùng, vì Mã nhân viên là duy nhất nên ta tìm kiếm chính xác, điền số 0. Công thức hoàn chỉnh: =VLOOKUP(A2, $D$2:$F$50, 2, 0). Bấm Enter là xong!
4. Bắt mạch 3 lỗi thường gặp nhất khi sử dụng VLOOKUP và cách khắc phục
Ngay cả những người làm kế toán lâu năm cũng thỉnh thoảng mắc phải các lỗi này. Hiểu rõ nguyên nhân sẽ giúp bạn làm chủ hoàn toàn hàm VLOOKUP thay vì bị nó “hành hạ”.
| Loại Lỗi | Nguyên nhân gốc rễ | Cách khắc phục 1 nốt nhạc |
|---|---|---|
| Lỗi #N/A (Not Available) | Dữ liệu bạn muốn tìm (lookup_value) không hề tồn tại trong cột đầu tiên của vùng quét. Hoặc do chuỗi chữ chứa khoảng trắng dư thừa ở đuôi. | Kiểm tra lại dữ liệu nguồn xem có bị gõ sai chính tả không. Dùng hàm TRIM() để xóa khoảng trắng dư thừa trước khi VLOOKUP. Bạn cũng có thể dùng hàm IFERROR bọc ngoài để giấu lỗi. |
| Lỗi #REF! (Reference) | Tham số cột kết quả (col_index_num) bạn điền lớn hơn tổng số cột mà bạn đã quét trong vùng dữ liệu. | Quét lại table_array cho đủ cột, hoặc đếm lại số cột. Ví dụ bạn chỉ quét 3 cột nhưng lại đòi lấy kết quả ở cột số 4 thì Excel sẽ báo lỗi #REF!. |
| Lỗi #VALUE! | Tham số cột kết quả (col_index_num) bị điền số âm hoặc bằng 0, hoặc chứa chữ cái. | Đảm bảo tham số thứ 3 là một số nguyên dương lớn hơn hoặc bằng 1. |
5. Bí quyết nâng cao: Kết hợp VLOOKUP và Hàm IF, IFERROR
Để file báo cáo Excel trở nên chuyên nghiệp và “sạch đẹp” hơn, bạn không bao giờ nên để những dòng báo lỗi #N/A xuất hiện chình ình trên bảng tính. Khách hàng hoặc sếp của bạn sẽ đánh giá thấp tính chuyên môn. Hãy kết hợp nó với hàm IFERROR.
Công thức bọc lỗi chuyên nghiệp:
=IFERROR(VLOOKUP(A2, $D$2:$F$50, 2, 0), "Không tìm thấy dữ liệu")
Với công thức trên, thay vì hiển thị #N/A cực kỳ khó chịu, Excel sẽ tự động dịch ra câu “Không tìm thấy dữ liệu” hoặc hiển thị một khoảng trắng (“”) tùy theo ý đồ của bạn.
Hàm VLOOKUP chỉ là một “hạt cát” nhỏ trong đại dương kiến thức của Excel. Bạn còn cần nắm vững INDEX, MATCH, Pivot Table, hàm điều kiện IF lồng nhau để giải quyết công việc. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian, hệ thống hóa kiến thức bài bản và sở hữu tấm bằng chuẩn quốc tế trọn đời, bạn không nên bỏ lỡ việc học MOS ở đâu tốt nhất hiện nay.
Thành Thạo 100% VLOOKUP Cùng Hàng Trăm Hàm Nâng Cao Khác Chỉ Trong 1 Buổi!
Đừng để những hàm Excel làm chậm tiến độ công việc của bạn. Hãy nâng cấp bản thân ngay hôm nay với Khóa Luyện Thi MOS Cấp Tốc của Homies MOS. Giáo trình cô đọng, thực hành 100% trên phần mềm chuẩn thi quốc tế Gmetrix, cam kết học 1 buổi là đi thi đỗ 1000 điểm!
ĐĂNG KÝ HỌC MOS CẤP TỐC TẠI HOMIES MOS NGAY