Cho dù nội dung bên trong của bạn có xuất sắc đến đâu, nếu trang bìa trông xuề xòa và thiếu chuyên nghiệp, điểm ấn tượng đầu tiên của sếp (hoặc giáo viên chấm tiểu luận) sẽ giảm xuống mức 0. Một báo cáo chuẩn chỉnh bắt buộc phải có một chiếc khung viền trang bìa (Cover Page) vuông vức và lịch sự.
Nhiều người có thói quen copy một cái hình chữ nhật từ mạng về rồi ném vào Word. Cách này cực kỳ sai lầm vì nó sẽ làm chữ bị nhảy, hoặc hình ảnh không lọt vừa lề giấy in ấn khổ A4. Bài viết dưới đây của Homies MOS sẽ hướng dẫn bạn sử dụng công cụ Page Borders chính thống của Microsoft – thao tác “ăn điểm” trong bài thi MOS Word Specialist.
1. Cách Tạo Khung Viền Bìa (Page Border) cơ bản
Tính năng tạo khung trang đã được Microsoft thiết kế sẵn, nằm gọn gàng trên thanh công cụ. Chỉ với 3 cú click chuột, bạn đã có ngay một chiếc áo mới cho báo cáo của mình.
Bước 1: Mở thẻ Design (Thiết kế) trên thanh Ribbon (Với bản Word 2010 cũ thì nó nằm ở thẻ Page Layout).
Bước 2: Nhìn sang góc ngoài cùng bên phải, nhấp vào nút Page Borders (Viền Trang).
Bước 3: Hộp thoại hiện ra. Ở cột bên trái (Setting), chọn Box (Hộp). Cột ở giữa (Style), bạn cuộn xuống và chọn loại đường viền Nét đôi (Hai nét song song) hoặc nét đậm nhạt tùy ý. Nhấn OK.
Ngay lập tức, một khung viền cực kỳ chuyên nghiệp sẽ bao bọc toàn bộ tờ giấy của bạn. Bạn có thể thoải mái chèn hệ thống trộn thư Mail Merge hoặc vẽ đồ thị vào giữa mà không sợ viền bìa bị móp méo.
2. Chỉ áp dụng khung bìa cho Trang Đầu Tiên
Đây là sai lầm 99% sinh viên mắc phải: Tạo khung xong thì toàn bộ 100 trang giấy bên dưới đều có khung! Báo cáo biến thành một cuốn “sổ tay” dày đặc viền, cực kỳ rối mắt.
Bạn chỉ được phép để khung ở Trang Bìa (Trang 1), còn các trang sau (Mục lục, Lời mở đầu) phải là giấy trắng bình thường.
– Vẫn trong hộp thoại Page Borders vừa nãy.
– Bạn nhìn sang góc dưới bên phải, tìm chữ Apply to: (Áp dụng cho).
– Mặc định nó đang là Whole document (Toàn bộ tài liệu). Hãy xổ chuột xuống và chọn dòng chữ: This section – First page only (Chỉ áp dụng cho trang đầu tiên).
– Bấm OK. Lúc này chỉ duy nhất trang số 1 mới có viền, các trang sau sẽ biến mất khung!
3. Tùy chỉnh Art: Khung bìa bằng hoa văn, trái cây (Dành cho Giáo viên)
Nếu bạn đang làm báo cáo tài chính thì dùng nét thẳng (Style) là chuẩn nhất. Nhưng nếu bạn là Giáo viên mầm non đang làm giáo án, hoặc bạn thiết kế thiệp chúc mừng, nét thẳng trông sẽ rất cứng nhắc.
Khung viền Nghệ thuật (Art)
Trong hộp thoại Page Borders, nhìn xuống dưới cùng cột ở giữa, bạn sẽ thấy mục Art:. Xổ danh sách này xuống, Word cung cấp sẵn hàng trăm mẫu khung hình cây thông, quả táo, ngôi sao, hoa lá cành cực kỳ sinh động.
Hãy chọn một hình và điều chỉnh lại độ lớn của nó ở phần Width (Cho khoảng 15 pt là đẹp nhất). Việc chèn các viền Art này sẽ không làm ảnh hưởng đến quá trình chuyển đổi từ file Word sang PDF của bạn sau này.
4. Khắc phục lỗi: Khung bìa bị cắt mất khi in ra giấy
Máy in thường không in được sát mép giấy (luôn chừa ra một khoảng lề trắng). Khi bạn tạo khung Page Border mặc định, khung này đôi khi nằm quá sát mép ngoài, dẫn đến việc in ra bị mất một đường kẻ dưới đáy tờ giấy.
Cách ép khung lùi vào trong:
- Mở lại hộp thoại Page Borders.
- Góc dưới bên phải, bấm vào nút Options… (Tùy chọn).
- Tại mục Measure from (Đo từ), bạn đổi từ Edge of page (Mép giấy) sang thành Text (Đo từ mép chữ).
- Nhấn OK 2 lần. Lúc này khung viền sẽ thu nhỏ lại, ôm sát lấy nội dung bên trong thay vì nằm chênh vênh ở rìa tờ giấy. Đảm bảo in ra máy nào cũng không bị cắt.
Sau khi xử lý xong viền, việc tiếp theo của bạn chỉ là đánh số trang và bỏ qua trang bìa. Vậy là báo cáo của bạn đã hoàn thiện 100% về mặt hình thức!
5. Soạn thảo văn bản đỉnh cao cùng Homies MOS
Hình thức trình bày là tấm gương phản chiếu mức độ chỉn chu của một nhân viên. Chỉ với những thao tác nhỏ như tạo khung bìa (Page Border), căn lề hay tạo mục lục, bạn đã dễ dàng ghi điểm tuyệt đối trong mắt sếp.
Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi mỗi khi nhắc đến Word, Excel vì chúng quá phức tạp, đó là vì bạn chưa được học bài bản từ gốc.
Trọn Bộ Kỹ Năng Microsoft Word Trong 1 Buổi Học!
Đăng ký Khóa luyện thi MOS Cấp Tốc. Trải nghiệm hệ thống giáo án chuẩn Microsoft IIG, cam kết hiểu sâu nguyên lý hoạt động của mọi công cụ. Thành thạo Word, Excel, PowerPoint – Đi thi lấy bằng quốc tế ngay lập tức. Đang có ưu đãi cho học viên đăng ký sớm!
NHẬN LỘ TRÌNH KHÓA HỌC MOS NGAY HÔM NAY