Đừng bao giờ thiết kế một tờ Danh sách nhân sự hay Menu quán ăn bằng cách dùng dấu cách (Space) hoặc dấu Tab để đẩy chữ ra xa! Ngay khi bạn copy sang máy khác, văn bản sẽ nhảy loạn xạ. Một nhân viên chuyên nghiệp luôn biết cách sử dụng Kẻ bảng (Table) để quản lý thông tin một cách ngăn nắp và có cấu trúc.
Tuy Table trong Word không sinh ra để tính toán số liệu phức tạp như các hàm thống kê trong Excel, nhưng nó lại mang sức mạnh “thẩm mỹ” vô song khi in ấn. Việc nắm vững các kỹ năng gộp ô, tách ô, đổi màu viền bảng cũng là 1 trong 5 câu hỏi chắc chắn có trong bài thi chứng chỉ MOS Word cấp độ Specialist. Bài viết này, Homies MOS sẽ hướng dẫn bạn “master” công cụ Table này.
1. Cách Kẻ Bảng (Insert Table) nhanh như chớp
Có 2 cách phổ biến nhất để vẽ một cái bảng mới tinh vào văn bản Word của bạn.
Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí bạn muốn tạo bảng.
Bước 2: Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Insert (Chèn).
Bước 3: Nhấp vào biểu tượng Table (Bảng).
Bước 4 (Cách 1 – Vẽ nhanh): Bạn rê chuột vào mạng lưới các ô vuông nhỏ xíu để chọn số Cột (Columns) và số Hàng (Rows) tương ứng. Lập tức bảng sẽ được thả xuống trang.
Bước 4 (Cách 2 – Gõ số): Bấm vào dòng Insert Table…. Khung hiện ra, bạn tự tay nhập chính xác ví dụ Number of columns: 5 và Number of rows: 10. Sau đó nhấn OK.
Ngay sau khi vẽ bảng, một bí quyết để bảng luôn nằm ngay ngắn giữa trang đó là bạn phải căn lề văn bản (Margins) thật chuẩn xác từ trước.
2. Thao tác Tách/Gộp ô (Merge & Split Cells)
Khi thiết kế một Mẫu Giấy Đăng Ký, phần Tiêu đề bảng thường là 1 ô siêu dài trải rộng từ trái qua phải. Lúc này, bạn phải học cách “Phá vách ngăn” (Gộp ô).
Gộp Ô (Merge Cells)
Bôi đen toàn bộ các ô ngang hoặc dọc mà bạn muốn nối lại làm 1. Click chuột phải vào vùng đen đó > Chọn Merge Cells. Các vách ngăn sẽ biến mất.
Tách Ô (Split Cells)
Nhấp chuột phải vào một ô duy nhất > Chọn Split Cells. Word sẽ hỏi bạn muốn chẻ ô này ra thành mấy Cột và mấy Dòng nhỏ bên trong. Nhập số và bấm OK.
Thao tác Merge Cells này hoàn toàn giống hệt với tính năng Merge & Center trong Excel mà bạn vẫn hay dùng.
3. “Trang điểm” đường viền bảng (Borders and Shading) cực xịn
Một cái bảng đen xì, nét thẳng đuột trông vô cùng nhàm chán. Hãy tô điểm nó bằng màu sắc và các nét đứt, nét đôi như các bản hợp đồng chuyên nghiệp.
– Đưa chuột vào trong bảng. Lúc này trên thanh Ribbon xuất hiện thẻ mới màu cam: Table Design (Thiết kế Bảng). Bạn nhấp vào thẻ đó.
– Chọn nhóm Borders > Bấm mũi tên xuống chọn Borders and Shading… (Ở tận cùng danh sách).
– Tại đây, bạn có thể chọn Style (Nét đứt, nét gợn sóng), Color (Đổ màu đỏ, xanh), và Width (Độ dày mỏng của nét).
– Cuối cùng, dùng chuột click vào cái khung vuông bên phải màn hình để xem trước áp dụng. Nhấn OK!
Đừng quên vào phần Shading (Đổ bóng thùng sơn) để tô nền màu xám nhạt cho Dòng Tiêu Đề của bảng, giúp người đọc dễ phân biệt hơn. Nếu sau khi làm bảng, bạn cảm thấy lười gõ Mail Merge, bạn hoàn toàn có thể copy bảng này ném sang Excel để nhập liệu.
4. Khắc phục lỗi: Bảng quá dài bị trôi mất tiêu đề ở trang 2
Bạn vẽ một cái bảng có tới 100 người, nên nó tràn qua tới tờ giấy thứ 2. Ở trang 2, người xem sẽ không biết cột này là cột Họ Tên hay cột Chữ Ký vì dòng tiêu đề đã rớt lại ở trang 1. Đừng mất công gõ tay một cái tiêu đề mới!
1. Bôi đen chọn Dòng số 1 (Dòng chứa tiêu đề cột).
2. Chuyển sang thẻ Layout (Bố cục) ở ngoài cùng bên phải Ribbon (Lưu ý: Thẻ Layout của Table, không phải Layout lề giấy).
3. Tìm và bấm nút Repeat Header Rows (Lặp lại dòng tiêu đề).
Xong! Cuộn chuột xuống trang 2, trang 3, bạn sẽ thấy Dòng tiêu đề luôn bám dính ở đầu trang. (Thao tác này y hệt Freeze Panes trong Excel).
5. Thăng hạng kỹ năng soạn thảo cùng Homies MOS
Việc thiết lập Table chuẩn chỉnh sẽ cứu bạn khỏi những thảm họa nhảy dòng khi xuất file đi in ấn. Tư duy quản lý nội dung bằng Table cũng là nền tảng để bạn thiết kế những văn bản hành chính cao cấp, thư mời, chứng chỉ.
Bên cạnh Table, còn hàng tá các công cụ chèn đối tượng (SmartArt, Watermark, Page Number) mà một nhân sự văn phòng giỏi cần phải biết.
Sở Hữu Tấm Bằng MOS Quyền Lực Ngay Tháng Này!
Không còn phải mỏi mắt xem các video hướng dẫn chắp vá trên mạng. Đăng ký Khóa luyện thi MOS Word Online 1-kèm-1 tại Homies MOS, học 1 buổi duy nhất, nắm trọn 100% giáo trình chuẩn IIG. Tự tin đạt số điểm 1000/1000 để ghi điểm tuyệt đối trong CV xin việc!
NHẬN TƯ VẤN KHÓA HỌC MOS NGAY