Đã bao giờ bạn nhấn phím in một bảng báo cáo siêu dài và rồi “khóc thét” khi thấy chiếc máy in chạy ra hàng chục trang giấy? Tệ hơn nữa, một nửa nội dung bị chặt đứt, cột “Tổng tiền” quan trọng nhất thì lại nằm chơ vơ ở một trang trắng tinh khác. Sếp nhìn bản báo cáo giấy rách nát và đánh giá bạn là một người thiếu chuyên nghiệp.
Không giống như phần mềm soạn thảo Microsoft Word có giới hạn khung giấy A4 rõ ràng, bảng tính Excel là một không gian vô tận. Nếu bạn không biết cách in Excel vừa trang giấy, bạn sẽ luôn gặp rắc rối. Trong bài viết này, Homies MOS sẽ hướng dẫn bạn các tuyệt chiêu căn chỉnh in ấn thần sầu trong giáo trình luyện thi MOS Excel quốc tế.
1. Xoay ngang khổ giấy (Landscape) thay vì để dọc
Hầu hết các bảng tính Excel đều có xu hướng phát triển theo chiều ngang (Nhiều cột: STT, Họ Tên, Giới tính, Quê quán, Ngày sinh, Điểm số…). Nếu bạn cố ép nó vào một tờ giấy A4 nằm dọc (Portrait) nhỏ bé, chữ sẽ bị thu lại bé bằng con kiến.
Bước 1: Mở thẻ Page Layout (Bố cục trang) trên thanh Ribbon.
Bước 2: Trong nhóm Page Setup, nhấp vào Orientation (Hướng giấy).
Bước 3: Chọn Landscape (Hướng ngang).
Bước 4: Ngay lập tức, bạn sẽ thấy một đường gạch đứt đoạn mờ mờ trên màn hình dịch chuyển sang bên phải. Đó chính là “đường biên giới” của trang giấy A4 mà máy in sẽ nhận diện.
2. Tính năng Scale to Fit: Ép mọi thứ vừa đúng 1 trang A4
Đây là lệnh quyền lực nhất trong in ấn Excel. Dù bảng của bạn có dư ra 2, 3 cột đi nữa, tính năng Scale sẽ ra lệnh cho Excel tự động nén tỷ lệ (zoom out) các chữ lại sao cho vừa khít một mặt giấy in.
– Vẫn trong thẻ Page Layout.
– Tìm nhóm Scale to Fit (Chỉnh tỷ lệ cho vừa).
– Ở mục Width (Chiều rộng), bạn xổ xuống và chọn 1 page.
– Ở mục Height (Chiều cao), bạn xổ xuống và chọn 1 page.
(Khi bạn làm lệnh này, Excel sẽ nén cả bảng thu nhỏ lại bằng mọi giá để chui lọt vào 1 tờ giấy. Hãy nhấn Ctrl + P để xem trước (Print Preview) thành quả nhé!)
Lưu ý: Nếu bảng của bạn có tới 100 dòng, đừng ép Height (Chiều cao) là 1 Page, nếu không chữ sẽ móp méo không đọc được. Hãy để Height là Automatic, và chỉ ép Width là 1 Page thôi. Khi đó máy in sẽ in bảng vừa vặn chiều ngang và nối tiếp thành 2-3 tờ ở chiều dọc một cách tự nhiên. Giống như khi bạn đánh số trang trong Word vậy.
3. Cách lặp lại Tiêu đề cho các trang in tiếp theo
Bảng báo cáo của bạn được in ra thành 3 tờ giấy. Tờ giấy đầu tiên có Dòng Tiêu Đề rất rõ ràng (Cột A là Tên, Cột B là Lương). Nhưng sang tờ thứ 2, thứ 3, dòng tiêu đề biến mất, sếp cầm tờ giấy lên không hiểu cột số liệu này là gì.
Giống như tính năng Cố định dòng cột (Freeze Panes) trên màn hình, khi in ra giấy, bạn cũng phải chốt dòng tiêu đề này lại.
Chức năng Print Titles
Vào Page Layout > Nhấp chọn Print Titles (In tiêu đề).
Rows to repeat at top
Tại cửa sổ Page Setup, bấm vào thanh Rows to repeat at top (Các dòng lặp lại ở trên cùng), sau đó dùng chuột click vào Dòng số 1 bên ngoài lề Excel. Nhấn OK.
Bây giờ, dù báo cáo của bạn in ra 100 tờ giấy, tờ nào cũng sẽ có in kèm dòng Tiêu đề ở đầu trang. Cực kỳ chuyên nghiệp!
4. Chỉnh sửa lề giấy trực tiếp bằng mắt thường (Page Break Preview)
Nếu bạn không thích Excel tự động nén tỷ lệ làm mờ chữ, bạn muốn tự tay mình “Kéo giãn” biên giới máy in để ép lọt cột cuối cùng vào. Hãy dùng chế độ Page Break Preview (Xem trước ngắt trang).
Kéo viền in ấn bằng tay:
- Nhìn xuống góc dưới cùng bên phải màn hình Excel, cạnh thanh thu phóng (Zoom), click vào icon thứ 3 tên là Page Break Preview.
- Màn hình sẽ chuyển sang giao diện xám xịt, với những đường viền Màu Xanh Dương. Đường viền xanh dương nét đứt chính là điểm ngắt trang (Trang 1, Trang 2).
- Bạn chỉ việc dùng chuột tóm lấy đường viền màu xanh dương đứt nét này, KÉO nó sang phải để ôm trọn luôn cái cột bị rớt ra ngoài.
- Ngay lập tức đường đứt nét sẽ biến mất, và toàn bộ bảng của bạn đã được đóng khung hoàn hảo vào Trang 1 (Page 1).
Công cụ này thần kỳ chẳng kém gì tính năng Flash Fill tự động tách chuỗi hay AutoFill, giúp bạn tiết kiệm hàng tá tờ giấy in bị lỗi.
5. Thăng hạng kỹ năng hành chính cùng Homies MOS
Thiết kế bảng tính giỏi là một chuyện, nhưng trình bày bảng tính đó ra giấy tờ vật lý một cách gọn gàng, ngay ngắn lại là chuyện khác. Rất nhiều nhân viên có kỹ năng viết hàm VLOOKUP, IF lồng cực kỳ giỏi nhưng lại liên tục in hỏng tài liệu.
Đừng để bản thân bị luống cuống mỗi khi bước tới máy in. Mọi kỹ năng chuẩn hóa văn bản, in ấn, lưu trữ này đều là nội dung trọng tâm của các chứng chỉ Quốc tế.
Thành Thạo Mọi Kỹ Năng Excel Doanh Nghiệp Chỉ Sau 1 Buổi!
Không chỉ luyện thi lý thuyết suông, khóa học MOS Cấp tốc tại Homies đào tạo trực tiếp trên các Case-Study thực tế của phòng Hành chính Nhân sự và Kế toán. Giải quyết triệt để lỗi in ấn, định dạng và tính toán phức tạp. Đăng ký để thay đổi hoàn toàn cách làm việc của bạn!
XEM LỊCH KHAI GIẢNG LỚP MOS ĐANG CÓ ƯU ĐÃI