Bộ phận nhân sự gửi cho bạn một danh sách Excel chứa 1,000 nhân viên mới để bạn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Tuy nhiên, toàn bộ tên nhân viên lại nằm chung trong 1 cột “Họ và Tên” (Ví dụ: Nguyễn Văn An). Để sắp xếp tên theo vần A, B, C, bạn bắt buộc phải cắt chữ “An” sang một cột độc lập.
Nếu bạn đang ngồi gõ tay lại từng tên một, bạn sẽ tốn nguyên một ngày làm việc tẻ nhạt. Trong khóa học luyện thi MOS Excel thực chiến, kỹ thuật tách tên và họ trong Excel là bài học vỡ lòng giúp bạn tự động hóa công việc này chỉ trong đúng 3 giây. Cùng Homies MOS khám phá 3 cách cực “pro” dưới đây nhé.
1. Cách 1: Tách siêu tốc bằng Flash Fill (Khuyên dùng)
Flash Fill là tính năng AI thông minh nhất được Microsoft thêm vào từ bản Excel 2013 trở lên. Nó có khả năng “đọc tâm trí” của bạn, bắt chước hành động của bạn và tự động điền cho 1000 dòng còn lại.
Giả sử Cột A là “Họ và Tên” (A2: Nguyễn Văn An). Bạn cần tách Tên sang Cột C.
Bước 1: Tại ô C2, bạn gõ thủ công bằng tay chữ “An” và nhấn Enter để xuống dòng C3.
Bước 2: Vẫn đang ở ô C3 trống, bạn nhấn tổ hợp phím ma thuật: Ctrl + E.
Bước 3: Xong! Excel sẽ tự động nhận diện quy luật (lấy chữ cuối cùng) và phi thẳng hàng loạt Tên của 1000 người xuống dưới. Cột Họ đệm (B2) bạn làm tương tự: Gõ “Nguyễn Văn” rồi bấm Ctrl + E.
2. Cách 2: Tách Họ Tên bằng Text to Columns
Nếu bạn đang dùng các bản Excel đời cũ (2010), tính năng Flash Fill không tồn tại. Lúc này, bạn phải dùng đến công cụ “chặt chữ” cổ điển mang tên Text to Columns. Tính năng này giống như việc dùng một con dao, chặt chữ ra dựa trên khoảng trắng (dấu cách).
Bước 1: Bôi đen dữ liệu
Bôi đen toàn bộ cột chứa Họ Tên. Chuyển sang thẻ Data trên thanh Ribbon và nhấp vào nút Text to Columns.
Bước 2: Chọn điều kiện chặt
Trong hộp thoại, chọn Delimited > Nhấn Next. Ở mục Delimiters, bạn hãy tích vào ô Space (Khoảng trắng). Bạn sẽ thấy bảng xem trước ở dưới chia tên ra làm nhiều cột. Nhấn Next rồi Finish.
Nhược điểm: Cách này sẽ biến “Nguyễn Văn An” thành 3 cột rời rạc: Cột Nguyễn, Cột Văn, Cột An. Với người tên 4 chữ (Trần Thị Thu Hà), nó sẽ chặt thành 4 cột. Do đó, cách này chỉ hữu dụng khi tách Họ và Tên của người Phương Tây (Ví dụ: John Smith).
3. Cách 3: Tách chính xác 100% bằng Hàm Excel lồng nhau
Trong trường hợp dữ liệu được cập nhật liên tục (cứ 5 phút lại thêm người mới), bạn không thể cứ dùng phím tắt Ctrl + E mãi được. Bạn cần dùng Công thức (Hàm) để Excel tự tách tên ngay khi vừa gõ xong. Đây là kỹ năng được chấm điểm rất cao khi thi chứng chỉ MOS Online.
Bạn sẽ kết hợp các hàm: RIGHT (Cắt chữ từ bên phải), LEN (Đếm tổng số ký tự), FIND (Tìm vị trí khoảng trắng), và SUBSTITUTE.
Công thức lấy “Tên” chuẩn xác nhất (Dành cho Cột C):
Giả sử Ô A2 chứa “Nguyễn Văn An”.
Hãy dán công thức bá đạo này vào C2: =TRIM(RIGHT(SUBSTITUTE(A2," ",REPT(" ",LEN(A2))),LEN(A2)))
(Công thức này tự động tìm dấu cách cuối cùng và lấy toàn bộ chữ đằng sau nó, dù tên dài hay ngắn).
Công thức lấy phần “Họ và chữ lót” (Dành cho Cột B):
Hãy dán công thức này vào B2: =LEFT(A2,LEN(A2)-LEN(C2)-1)
(Lấy tổng chiều dài chuỗi A2, trừ đi chiều dài của tên ở C2 và 1 dấu cách).
Nghe có vẻ phức tạp đúng không? Đó là vì bạn đang bắt đầu bước vào ngưỡng cửa của hàm xử lý chuỗi (Text Function) nâng cao. Giống như việc viết hàm IF nhiều điều kiện, bạn cần tư duy logic và thực hành nhiều lần để thuần thục.
4. Ứng dụng sau khi tách: Sắp xếp bảng tính theo Tên (A-Z)
Lý do lớn nhất khiến chúng ta phải cất công tách tên ra một cột riêng chính là để Sắp xếp danh sách (Sort).
- Sau khi đã dùng Flash Fill tách được cột TÊN (Cột C).
- Bạn click vào một ô bất kỳ trong Cột C.
- Lên thẻ Data > Bấm vào biểu tượng A-Z (Sort A to Z).
- Lập tức danh sách của bạn sẽ được đánh lại thứ tự từ người tên An, Bình, cho đến Yến, Vy. Các cột đi kèm (Số báo danh, Điểm số) cũng tự động đảo theo cho đúng người.
Đừng quên khóa ô bảo vệ công thức ở Cột Tên sau khi bạn đã làm xong, để tránh người khác vô tình gõ đè làm mất hàm của bạn nhé.
5. Lời kết
Xử lý dữ liệu thô (Raw Data) là kỹ năng tốn nhiều thời gian nhất của khối văn phòng. Nếu bạn làm thủ công, bạn đang tự biến mình thành cỗ máy đánh máy lỗi thời. Nếu bạn biết dùng Flash Fill hoặc Text Function, bạn chỉ mất 3 giây để giải quyết gọn gàng.
Kỹ năng Excel không chỉ là hàm cộng trừ, mà là hệ tư duy tối ưu hóa công việc. Việc nâng cấp kỹ năng bằng chứng chỉ quốc tế sẽ giúp bạn nắm chắc bộ công cụ này trong tay.
Trở Thành “Trùm Dữ Liệu” Trong Mắt Đồng Nghiệp!
Không còn phải loay hoay với những file Excel dài dằng dặc. Đăng ký ngay Khóa luyện thi MOS Cấp Tốc để sở hữu toàn bộ các phím tắt, hàm nâng cao và tư duy xử lý bảng tính như một chuyên viên phân tích. Đi làm siêu nhàn – Đi thi Bao đậu!
NHẬN LỘ TRÌNH KHÓA HỌC MOS NGAY