Bạn đã bao giờ ngồi gõ từng chữ “Phần 1: Lời nói đầu…… Trang 3” rồi hì hục gõ một đống dấu chấm (…) bằng tay cho thẳng hàng chưa? Đáng sợ hơn, khi báo cáo bị đẩy thêm trang, bạn lại phải lóc cóc dò lại từng số trang để sửa. Đó chính là “cơn ác mộng” của rất nhiều sinh viên khi làm khóa luận!
Sự thật là, Microsoft Word đã cung cấp sẵn tính năng tạo mục lục tự động (Table of Contents) vô cùng thông minh và siêu tốc. Việc làm chủ mục lục tự động không chỉ cứu rỗi bạn khỏi những đêm chạy deadline mệt mỏi, mà nó còn là yêu cầu bắt buộc nếu bạn có ý định đăng ký luyện thi chứng chỉ MOS. Cùng Homies MOS “mổ xẻ” tính năng này nhé!
1. “Luật ngầm” trước khi làm mục lục tự động
Nhiều bạn nhảy thẳng vào nút tạo Mục lục và bực tức vì Word báo lỗi “No table of contents entries found”. Hãy nhớ quy tắc vàng này: Word không thể tự biết đâu là Tiêu đề, đâu là Nội dung thường nếu bạn không “dán nhãn” cho chúng!
Heading 1 (Cấp 1)
Dùng cho các Tiêu đề lớn nhất, bao trùm toàn bộ chương. Ví dụ: CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY, hoặc LỜI NÓI ĐẦU, KẾT LUẬN.
Heading 2 (Cấp 2)
Dùng cho các mục con nằm bên trong Chương 1. Ví dụ: 1.1. Lịch sử hình thành, hay 1.2. Cơ cấu tổ chức.
Heading 3 (Cấp 3)
Dùng cho các ý nhỏ lẻ nằm bên trong mục con. Ví dụ: 1.1.1. Giai đoạn năm 2010.
2. Bước 1: Dán nhãn Heading cho các tiêu đề
Bây giờ chúng ta bắt đầu thực hành. Hãy mở file Khóa luận của bạn lên, cuộn từ trên xuống dưới và làm thao tác sau:
1. Bôi đen dòng tiêu đề lớn đầu tiên (VD: CHƯƠNG 1).
2. Ở thanh công cụ trên cùng, chọn tab Home.
3. Nhìn sang khung Styles (có một loạt các ô chữ). Bấm chọn Heading 1.
Ngay lập tức, dòng chữ của bạn sẽ bị đổi màu xanh dương (định dạng mặc định của Word). Đừng lo lắng, chúng ta sẽ sửa lại màu đen sau. Quan trọng là nó đã được Word “gắn chip” ghi nhận là Mục lục cấp 1.
Làm tương tự: Cuộn xuống bôi đen mục “1.1.” và bấm chọn Heading 2. Bạn hãy làm hết đến cuốn sách!
Kỹ năng gán Heading này có mối liên hệ mật thiết với việc căn lề chuẩn trong Word, bởi việc gán Heading thường đi kèm với việc thụt lề (Indentation) chuẩn mực.
3. Bước 2: Kéo “Cú click ma thuật” tạo Mục Lục
Sau khi đã dán nhãn Heading cho toàn bộ bài viết, công đoạn tạo mục lục bây giờ chỉ diễn ra trong vòng 5 giây!
1. Đặt con trỏ chuột vào vị trí mà bạn muốn hiển thị mục lục (Thường là một trang trắng ở đầu sách hoặc cuối sách).
2. Chuyển sang thẻ References (Tham chiếu) trên thanh Ribbon.
3. Ở góc tận cùng bên trái, bấm vào nút Table of Contents.
4. Một danh sách thả xuống hiện ra, chọn mẫu số 1 Automatic Table 1.
BÙM! Một chiếc mục lục thẳng tắp với các dấu chấm tự động và số trang chính xác 100% hiện ra ngay trước mắt bạn. Không cần phải ngồi gõ dấu chấm còng lưng nữa!
4. Bước 3: Cập nhật Mục lục (Update Table) khi có thay đổi
Sự lợi hại nhất của mục lục tự động nằm ở việc Cập nhật. Giả sử sau này bạn viết thêm 5 trang nội dung, đẩy Chương 2 từ trang 10 xuống tận trang 15. Bạn chỉ cần làm theo cách sau để làm mới số trang:
Cách làm: Click chuột trái vào giữa cái mục lục. Nó sẽ hiện ra một cái viền nhỏ và nút Update Table (Cập nhật Bảng). Nhấp vào đó, một cửa sổ hiện ra cho bạn 2 lựa chọn:
- Update page numbers only: (Chỉ cập nhật số trang). Dùng khi bạn chỉ viết thêm nội dung dài ra chứ không sửa tên tiêu đề.
- Update entire table: (Cập nhật toàn bộ bảng). Dùng khi bạn vừa mới sửa lại tên Chương, viết thêm tiêu đề con mới. Lựa chọn này an toàn nhất, cứ bấm vào đây là chắc kèo!
Tính năng Update Table này được dạy cực kỳ chi tiết trong các hướng dẫn sử dụng Excel và Word căn bản để đảm bảo các báo cáo dài kỳ không bao giờ bị sai sót khi in ấn.
5. Giải quyết “Lỗi xanh lè”: Định dạng lại màu chữ cho Heading
Khi bạn bấm gán thẻ Heading 1, tự nhiên tiêu đề chữ màu đen font Times New Roman của bạn biến thành màu xanh lam font Calibri. Đừng sửa bằng tay từng chữ! Hãy dùng tính năng Modify Style.
Ở thanh công cụ Home > Khung Styles, bạn hãy Click chuột PHẢI vào cái ô Heading 1 > Chọn Modify… (Chỉnh sửa).
Tại cửa sổ hiện ra, bạn thoải mái đổi lại Font chữ thành Times New Roman, Size 14, in đậm (B), màu Đen (Automatic). Nhấn OK.
Phép thuật xảy ra: 1000 dòng tiêu đề Chương 1 trong toàn bộ bài của bạn sẽ đổi về màu đen đồng loạt, mà bạn không phải bôi đen thủ công bất kỳ một chữ nào.
Trở thành “bậc thầy” Styles và Mục lục tự động là bạn đã bước một chân qua cánh cửa kỳ thi MOS quốc tế. Nếu bạn muốn hệ thống hóa toàn bộ kiến thức đỉnh cao này một cách chuẩn mực nhất, hãy tham khảo các khóa luyện thi MOS cấp tốc tại TPHCM.
Xóa Bỏ “Cơn Ác Mộng” Trình Bày Khóa Luận!
Đừng tốn thời gian cho những thao tác Word thủ công, lặp đi lặp lại. Đến với Khóa Luyện Thi MOS Word siêu tốc của Homies, bạn sẽ được cầm tay chỉ việc làm chủ Mục lục, Đánh số trang phức tạp, Trộn thư và vẽ Biểu đồ. Cam kết học xong thi đậu bằng Quốc Tế 100%!
XEM LỊCH KHAI GIẢNG LỚP MOS ĐANG CÓ ƯU ĐÃI