Bạn đang quản lý bảng lương của toàn công ty, hoặc lưu trữ những số liệu doanh thu tối mật. Nếu chẳng may file Excel này bị gửi nhầm nhóm Zalo hoặc rơi vào tay đồng nghiệp, hậu quả sẽ cực kỳ khó lường! Để tránh rò rỉ dữ liệu, việc đặt mật khẩu file Excel là nguyên tắc bảo mật sống còn của dân văn phòng.
Trong bài viết này, Homies MOS sẽ hướng dẫn bạn 2 cấp độ bảo vệ file Excel: Khóa toàn bộ không cho mở lên xem, và Khóa một phần chỉ cho xem nhưng không được phép chỉnh sửa. Đây cũng là một phần kiến thức cực kỳ quan trọng nếu bạn muốn tham gia khóa học thi chứng chỉ MOS Excel quốc tế.
1. Cấp độ 1: Khóa toàn bộ file Excel (Encrypt with Password)
Đây là mức độ bảo mật cao nhất (Mã hóa file). Nếu không có mật khẩu, người khác bấm vào file sẽ chỉ thấy một màu xám xịt và hoàn toàn không thể xem được bất kỳ con số nào bên trong.
Bước 1: Mở file Excel cần bảo mật. Trên thanh công cụ trên cùng, chọn thẻ File.
Bước 2: Chọn mục Info (Thông tin) ở cột bên trái > Nhấp vào nút Protect Workbook (Bảo vệ sổ làm việc) có biểu tượng cái ổ khóa màu vàng.
Bước 3: Một danh sách xổ xuống, bạn chọn Encrypt with Password (Mã hóa bằng mật khẩu). Cửa sổ hiện ra, bạn nhập mật khẩu vào và nhấn OK. Hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu một lần nữa để xác nhận.
Bước 4: Bấm Lưu file (Ctrl + S) và tắt file đi. Thử mở lại, Excel sẽ hiện bảng đòi mật khẩu ngay lập tức!
Không giống như Facebook hay Gmail, Microsoft Excel KHÔNG CÓ TÍNH NĂNG “Quên Mật Khẩu”. Nếu bạn quên mật khẩu này, coi như bạn vĩnh viễn mất trắng toàn bộ dữ liệu trong file đó. Vì vậy, hãy lưu mật khẩu vào sổ tay hoặc dùng những mật khẩu quen thuộc.
2. Cấp độ 2: Khóa chống chỉnh sửa (Chỉ đọc – Read Only)
Đôi khi bạn muốn gửi báo cáo cho Giám đốc xem, nhưng bạn sợ sếp vô tình bấm nhầm phím làm hỏng mất hàm IF lồng nhau rất phức tạp mà bạn đã mất công viết. Lúc này, bạn chỉ nên khóa chức năng chỉnh sửa.
Sử dụng Save As
Chọn File > Save As > Browse. Trong cửa sổ lưu file, nhìn xuống góc dưới bên phải chỗ cạnh nút Save, click vào chữ Tools > Chọn General Options…
Password to Modify
Bảng tùy chọn hiện ra có 2 ô: Password to open (Mật khẩu để mở) và Password to modify (Mật khẩu để sửa). Bạn bỏ trống ô đầu, và chỉ nhập mật khẩu vào ô Modify. Nhấn OK và lưu lại.
Khi Sếp mở file, máy sẽ hỏi mật khẩu. Nếu Sếp không có mật khẩu, Sếp chỉ việc bấm vào nút Read Only. Lúc này Sếp vẫn xem được hết báo cáo, nhưng nếu Sếp cố tình xóa một dòng và bấm Lưu lại, Excel sẽ chặn đứng và bắt Sếp phải Save thành một file Copy khác, file gốc của bạn vẫn an toàn tuyệt đối!
3. Cấp độ 3: Khóa riêng một vùng dữ liệu (Protect Sheet)
Giả sử bạn là Giáo viên, bạn gửi file Excel Điểm số cho học sinh xem. Bạn muốn học sinh tự gõ tên mình vào Cột A để tìm điểm, nhưng KHÔNG ĐƯỢC PHÉP sửa Điểm ở Cột B. Bạn phải kết hợp chức năng Protect Sheet và khóa ô trong Excel.
1. Mở trang Sheet bạn muốn khóa (Ví dụ: Sheet Điểm Thi).
2. Chuyển sang thẻ Review trên thanh công cụ.
3. Nhấp vào nút Protect Sheet.
4. Nhập mật khẩu vào ô Password to unprotect sheet và nhấn OK.
Xong! Giờ ai mà click đúp vào các ô tính để xóa hay sửa chữ, Excel sẽ hiện ra một thông báo lỗi chình ình cảnh báo Sheet này đang được bảo vệ.
4. Cách Gỡ bỏ (Xóa) mật khẩu đã đặt
Sau khi dự án kết thúc, bạn muốn tháo mật khẩu ra cho nhẹ máy để mọi người thoải mái dùng chung. Cách gỡ cũng vô cùng đơn giản, nhưng điều kiện tiên quyết là bạn phải biết mật khẩu cũ đang là gì.
Bạn mở file lên (Nhập pass để vào được bên trong). Sau đó vào lại File > Info > Protect Workbook > Encrypt with Password. Cửa sổ hiện ra, bạn Xóa sạch các dấu chấm đen trong ô mật khẩu cho trắng tinh rồi nhấn OK. Cuối cùng bấm Ctrl + S để lưu. File của bạn đã trở về trạng thái tự do.
Tương tự đối với Protect Sheet, bạn vào thẻ Review, bấm vào nút Unprotect Sheet và nhập mật khẩu cũ vào là xong. Thủ thuật này thường xuyên xuất hiện trong các câu hỏi thực hành của kỳ thi MOS Online tại Việt Nam.
5. Quản trị rủi ro dữ liệu chuyên nghiệp với Homies MOS
Đặt mật khẩu không chỉ là kỹ năng IT cơ bản, nó thể hiện tư duy quản lý dữ liệu chặt chẽ và sự cẩn thận của một nhân viên chuyên nghiệp. Sếp sẽ đánh giá cực cao những nhân sự biết cách phân quyền dữ liệu qua Protect Sheet và Protect Workbook thay vì để mọi thứ “Lộ thiên”.
Nếu bạn cảm thấy bối rối giữa các cấp độ khóa này và muốn có người cầm tay chỉ việc, hãy để Homies MOS hỗ trợ bạn.
Học MOS 1 Buổi – Xóa Bỏ Điểm Yếu Excel Mãi Mãi!
Đừng để bị mất điểm trước sếp vì những lỗi Excel lặt vặt. Khóa luyện thi MOS Cấp Tốc tại Homies sẽ trang bị cho bạn không chỉ kỹ năng đi thi lấy bằng quốc tế mà còn là bộ tư duy xử lý số liệu doanh nghiệp siêu thực chiến. Ưu đãi giảm học phí đang diễn ra!
XEM LỊCH KHAI GIẢNG LỚP MOS ĐANG CÓ ƯU ĐÃI