Gộp file Word: Cách gộp nhiều file Word thành 1 file duy nhất không lo lỗi font

Bạn được giao nhiệm vụ tổng hợp báo cáo cuối tháng. Phòng Sales gửi bạn một file Word, phòng Marketing gửi một file, phòng Nhân sự gửi một file. Nhiệm vụ của bạn là ghép nối 3 file này thành một bản báo cáo chung duy nhất.

Cách làm truyền thống: Bạn mở từng file lên, bôi đen (Ctrl + A), Copy (Ctrl + C), rồi dán (Ctrl + V) sang một file mới. Hậu quả là? Lề trang bị lệch, hình ảnh nhảy lung tung, và tồi tệ nhất là lỗi font chữ trầm trọng. Đừng làm thủ công nữa! Trong bài viết này, Homies MOS sẽ hướng dẫn bạn cách gộp nhiều file Word thành 1 file duy nhất cực kỳ chuyên nghiệp và an toàn tuyệt đối.

1. Tính năng Text from File thần thánh

Hầu hết người dùng đều không biết rằng Microsoft Word có tích hợp sẵn một tính năng dùng để “hút” nội dung từ các file khác đổ vào file hiện tại mà không cần phải mở file đó lên. Tính năng này mang tên Object > Text from File.

Phép màu sẽ xảy ra: Toàn bộ nội dung của cả 3 file sẽ được kéo vào nối tiếp nhau một cách vô cùng mượt mà, giữ nguyên 100% định dạng, cấu trúc Heading và bảng biểu.

2. Bí kíp “Ngắt Trang” (Page Break) trước khi gộp

Một sự cố thường gặp khi gộp file là: Đoạn kết thúc của file A và đoạn mở đầu của file B bị dính liền vào nhau trên cùng một trang giấy. Điều này khiến báo cáo trông thiếu chuyên nghiệp.

3. Gộp file bằng PDF Combine (Cách thay thế)

Có những trường hợp file của đối tác gửi cho bạn là các bảng khảo sát dạng biểu đồ phức tạp. Nếu chèn trực tiếp vào Word thì đôi khi cái biểu đồ đó bị biến dạng do khung giấy của bạn bé hơn khung giấy của họ.

Giải pháp an toàn nhất lúc này là: Bảo toàn dưới dạng PDF.

4. Chú ý: Đồng bộ Header & Footer sau khi gộp

Một cái bẫy chết người khi gộp nhiều file khác nhau đó là số trang (Page Number) sẽ nhảy loạn xạ. File Sales đánh số từ 1-5, File Marketing cũng tự đánh số từ 1-10. Khi ghép chung lại, bạn sẽ thấy báo cáo của mình có hai trang số 1, hai trang số 2.

Để xử lý vấn đề này, sau khi đã ghép tất cả nội dung vào file Tổng, bạn cần: Xóa toàn bộ số trang cũ và đánh số trang lại từ đầu. Đừng quên vào mục Format Page Numbers và chọn “Continue from previous section” (Tiếp tục từ phần trước) để các con số chạy mượt mà từ 1 đến 100 nhé.

5. Quản trị tài liệu chuyên nghiệp cùng Homies MOS

Kỹ năng ghép nối và quản trị văn bản đa luồng là một bài thi cực khó (Cấp độ Expert) trong kỳ thi lấy chứng chỉ MOS quốc tế. Những người không biết cách sẽ loay hoay cả buổi, nhưng người có bằng cấp và tư duy chuẩn Microsoft chỉ cần click chuột vài cái là giải quyết xong.

Tự tin thao tác, không sợ hỏng tài liệu. Khóa học MOS Word của Homies MOS sẽ biến bạn thành “Phù thủy văn phòng” thực thụ.